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伝え方のコツ 7選

3.研修・セミナー 2022.9.16

伝えたつもりなのに・・・!が少しでも無くなる方法をお伝えしようと思います。
意識しながら練習するだけでもだいぶ変わると思うので、ぜひ参考にしてみてください。

伝え方のコツ 7選

伝え方のコツ1 相手の理解度を確認する

伝える事柄が5つあったとすると、2つ終わったら理解度確認、もう2つ終わったら理解度確認、最後の一つが終わったら理解度確認。
簡単にいうとこんな感じです。全部言い終わってからの理解度確認だと、最初に伝えたこと忘れてしまったり想像しにくかったりして、「分からないことがあるかどうか分からない」という状況になりがちです。こまめに理解度確認をしてあげることで、お互いのコミュニケーションの質が上がると思います。
また、理解度確認の仕方について。部下・同僚に対するか上司に対するかで言葉遣いは変わってきそうですね。個人的に使っている全人類に対して使える理解度確認の仕方は「分かりにくいところないですか?」です。
良く使われるのは「分からないところないですか?」だと思いますが、これって相手の能力に対して言っているんですよね。それに対し「分かりにくいところないですか?」だと自分の説明能力に対して言ってる感じしませんか?「ごめんなさい説明下手かも知れないですけど〜」みたいな意味を含んでいるように感じるんです(私だけかもしれない)
私は情報量が多い伝達する時には「分かりにくいところないですか」と尋ねるようにしています。

伝え方のコツ2 5W1Hで構成する

when(いつ) , where(どこで) , who(誰が) , what(何を) , why(なぜ) , how(どうやって)
これが5W1Hです。
伝える時にこれらの分かる情報は伝えるようにすると分かりやすいです。また伝えるつもりでヒアリングするのも大切です。

すごく極端な例を出すと、
1 「○○さんからお電話ありましたよ」
2 「○○さんから11時ごろにお電話がありました。△△日の打ち合わせ時間の件らしく、折り返ししてほしいそうです」

1の場合だとwhoとhowはわかりますね。ただこの情報だけで折り返しのお電話するの怖くないですか?効率も悪いですよね。こちらは何の件だろう?と思いながら折り返すし、そもそも折り返しがいるのかどうかも分かりませんね。

2の場合だとwhere以外は全て網羅しています。うち合わせ時間の件、という前情報があるのでスケジュール確認できるものを準備しておこう、という判断もできます。効率良いですね。何のお話をするのかも分かるので、心の準備もできる→スムーズな会話もしやすいです。

こういった伝え方だけでも、折り返しするべきかどうか・電話する前に情報収集が必要かどうか、など対応の仕方が変わってきます。

さらに、折り返しの電話をするのは自分とは別の人なわけですよね。もしお電話してきてくれた方が5W1Hの情報を伝えていたとして、電話を受けて伝える人が「○○さんからお電話ありましたよ」というだけ伝えて、担当者が折り返しの電話をします、「お電話いただいたみたいなのですが〜どういったご用件でしょうか」と。お電話してきてくれた人からすると「言ったけどなぁ」となり心象も良くないかもしれません。
つまり、自分の伝え方のせいで、他の人の評価・印象が下がってしまう可能性があります。

伝え方のコツ3 分かりやすい言葉を使う

これは場面にもよるかもしれませんが、基本的には簡単な言葉を使いましょう。各業界の専門用語があるので、適した場では一般的に知られていない言葉を使っても問題ないかと思います。ただ自分だけが知っていて相手が知らない言葉や、あまりにも難しい言葉などを使うと純粋に分からないですよね。
イコミキなお二人ですね!って言ってもわかんないです。「已己巳己(イコミキ)」互いに似ていること、だそうです。
相手の立場を想像して分かるであろう言葉を使うようにすると良いです。

伝え方のコツ4 情報量を増やさない

情報量が増えれば増えるほど、分かりにくいです。結局何なの?????となりやすい。良くあるのは、玄人が素人に説明するときに情報量が物理的に増えてしまいますから、そういう時には別の分かりやすい言葉で言い換えると良いです。語彙力が必要ですが・・・。また話が脱線しやすい人も気をつけましょう。
次に続きます。

伝え方のコツ5 伝えたいことを明確に

これは情報量を増やさないにも通ずることですが、伝えたいことを明確にしておきましょう。そのためには自分の頭の中を整理整頓しておくことが重要です。膨らませた方が伝えたいことが分かりやすいなら膨らませるし、かえって無駄かも・・・となりそうな場合は控えた方がいいでしょう。
良くある伝えたいことが明確でなく情報量が多くなりがちの報告が、「起こった出来事を時系列順にそのまま話してしまうこと」です。例えば交通事故にあったとしましょう。

「あの今日家を出て自転車で出勤してたのですが、ちょっとフラフラとしている車がいて危ないなぁって思ってたんですけど、次の信号でそのフラフラしている車が私の方によってきて左のミラーが体にぶつかってこかされてしまいました。白い車だったんですけど。左膝を擦りむいて少し血が出ていて、さっき警察に電話しました。今待っているところです。ちょっと今こういうことが起こっていて会社に行くのが遅れそうです」

・・・いませんか?こういう感じの報告しちゃう人。気持ちはわかるけど。ただこの場合、伝えたいことって「交通事故にあった・軽い擦り傷で済んだ・事故処理中で会社に遅れる」だと思うんですよ。極論はそれだけ伝えればいいし、その他の情報は質問されたら答えたのでいいです。
「出勤中に交通事故にあいました。私は軽い擦り傷です。事故処理があるので、会社に遅れます」
ずっとずっと分かりやすいですね!あとは相手がほしい情報を質問してくれると思うので、それにお任せするので良いです。

伝え方のコツ6 自分の意思を伝える

例えば、さっきのお電話で相手から「折り返しお願いします」の文言がなかったとしましょう。ただ、お電話を受けたあなたは、「何だか急いでいるな」と思いました。
この時に「折り返しについては仰っていませんでしたが、急いでいる様子が見受けられたので折り返しした方がいいかもしれません」と一言伝えるといいです。そうすると、状況が想像しやすいですよね。状況が想像しやすいということは上手に伝えられている、ということです。

伝え方のコツ7 具体例を示す

例えばフライヤーのデザインをお願いするとき。必要な情報とイメージを文章と口頭で伝える、だけだと出来上がりにはきっと満足しないと思います。なぜならイメージは人によって違うから。なので人によって解釈が異なる場合には自分のイメージに合う画像などを見せながら「こういうイメージで〜」と伝えるといいです。そうするとデザイナーも「これはこれでいいですか?」などと質問しやすく、完成までのイメージがブラッシュアップされていきます。

終わりに

難しいですよね、伝え方って。私も課題が多いです。
意識するだけでもだいぶ変わると思いますし、気の許す相手や話しやすい上司には直接聞いてみてもいいかもしれないです。「伝え方に少し悩んでるのですが、分かりにくいところありませんでしたか?」とか。
周りくどく伝えることが流行っていますが、真っ直ぐは分かりやすいし伝わりやすいと思います。

さて、全く関係ないのですが、
北海道には「ヤリキレナイ川」という名前の川があるらしい。
男性スタッフの越智でした。

@余計な一言@
具体例は経験値、言い換えは語彙力。現状、詰み。

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